准备材料
当合同即将到期，首先需要做的是准备续签所需的材料。以下是一些关键的材料和步骤：
- 查看原合同条款：仔细阅读原合同条款，了解续签的条款和条件，以及是否有特殊要求。
- 续签申请表：填写公司规定的续签申请表，包括合同双方的基本信息、合同续签的期限和条件等。
- 业绩评估报告：根据公司要求，准备业绩评估报告，证明合同期内的工作表现和成绩。
- 财务报表：提供财务报表，证明公司在合同期间的经济状况和盈利能力。
- 续签协议草稿：起草续签协议草稿，包括双方的权利和义务、违约责任等。
内部审批
完成材料准备后，进入内部审批流程：
- 部门经理审批：将所有材料提交给部门经理，由其审核是否符合部门要求。
- 人力资源部审核：人力资源部对申请材料进行审核，确保流程合规。
- 财务部审核：财务部根据财务报表，评估合同续签对公司财务的影响。
- 法务部审核：法务部对续签协议草稿进行法律审核，确保协议条款的合法性和有效性。
- 高层领导审批：将所有材料提交给公司高层领导，如总经理或董事会，进行最终审批。
外部审批
在内部审批通过后，可能还需要进行以下外部审批：
- 客户或合作伙伴同意：如果合同涉及外部客户或合作伙伴，需要其同意续签。
- 行业协会或政府部门审批：根据合同性质，可能需要行业协会或政府部门进行审批。
成功续约
- 签订正式协议：在所有审批通过后，与对方签订正式的续签协议。
- 办理变更手续：在协议签订后，办理相应的变更手续，如更新员工信息、合同档案等。
- 通知相关人员：通知所有相关人员，包括员工、客户等，合同已成功续签。
关键步骤总结
- 材料准备：仔细阅读原合同，准备相关材料。
- 内部审批：依次通过部门经理、人力资源部、财务部、法务部和高层领导的审批。
- 外部审批：根据合同性质，可能需要客户或合作伙伴、行业协会或政府部门的审批。
- 签订协议：在所有审批通过后，签订正式的续签协议。
- 变更手续：办理相应的变更手续，通知相关人员。
通过以上步骤，可以确保合同到期续签流程的顺利进行，保障双方权益。