在商业活动中，合同的终止是常见现象。无论是由于合同目的的实现、双方协商一致还是出现法定或约定的终止条件，正确撰写合同终止申明对于维护自身权益和确保法律程序的顺利进行至关重要。本文将详细讲解如何撰写一份规范、有效的合同终止申明。
合同终止申明的定义与作用
合同终止申明，是指合同一方或双方根据合同约定或法律规定，向对方发出的终止合同的正式通知。其作用主要体现在以下几个方面：
- 明确终止意向：申明是明确表达终止合同意向的重要文件，有助于避免误解和纠纷。
- 规范法律程序：按照法定或约定的程序终止合同，有利于保障双方的合法权益。
- 维护商业信誉：规范、正式的申明有助于维护企业的商业信誉。
撰写合同终止申明的基本要素
一份规范的合同终止申明应包含以下基本要素：
1. 标题
标题应简洁明了，如“关于终止《XXXX合同》的申明”。
2. 发件人信息
包括发件人的名称、地址、联系方式等，确保对方能够准确识别发件方。
3. 收件人信息
包括收件人的名称、地址、联系方式等，确保申明能够送达收件方。
4. 申明事由
简要说明终止合同的原因，如合同目的实现、双方协商一致、出现法定或约定的终止条件等。
5. 合同基本信息
包括合同名称、签订日期、合同编号等，确保对方能够准确识别合同。
6. 终止日期
明确合同终止的具体日期，确保双方按照约定履行相关义务。
7. 附件
如有附件，如合同副本、相关证明材料等，应在申明中予以说明。
8. 通知方式
说明申明送达的方式，如邮寄、电子邮件、传真等。
9. 联系人及联系方式
提供联系人姓名、职务及联系方式，以便对方在需要时进行沟通。
10. 申明日期
申明文件的签署日期。
撰写合同终止申明的注意事项
- 语言规范：使用正式、严谨的语言，避免口语化表达。
- 事实准确：确保申明中的事实准确无误，避免出现误导性信息。
- 法律依据：如有法律依据，应在申明中予以说明。
- 格式规范：按照一定的格式撰写，确保申明结构清晰、易于阅读。
- 保密性：如涉及商业秘密，应在申明中予以说明，并采取保密措施。
举例说明
以下是一份合同终止申明的示例：
关于终止《XX软件开发合同》的申明
发件人：XX科技有限公司 地址：XX省XX市XX区XX路XX号 联系人：张三 联系电话：138xxxx5678
收件人：XX信息科技有限公司 地址：XX省XX市XX区XX路XX号 联系人：李四 联系电话：139xxxx5678
事由：经双方协商一致，决定终止《XX软件开发合同》。
合同基本信息：《XX软件开发合同》，签订日期：2021年10月10日，合同编号：XX2021101001。
终止日期：2021年11月10日。
附件：合同副本、项目验收报告。
通知方式：邮寄。
联系人及联系方式：张三，138xxxx5678。
申明日期：2021年10月25日。
XX科技有限公司
通过以上示例，我们可以了解到撰写合同终止申明的基本步骤和注意事项。在实际操作中，请根据具体情况进行调整和完善。