一、合同终止说明函概述
合同终止说明函，顾名思义，是在合同履行过程中，因各种原因导致合同无法继续履行，需要终止合同时，一方或双方发出的正式通知。这份函件旨在明确合同终止的原因、具体时间以及双方的权利义务。
二、合同终止说明函的范本
以下是一个简单的合同终止说明函范本，供您参考：
尊敬的[对方名称]：
我方[您的公司名称]（以下简称“我方”）与贵方于[签订合同日期]签订的《[合同名称]》合同（以下简称“本合同”），合同编号为[合同编号]。鉴于[具体原因]，经双方协商一致，现决定终止本合同。
具体终止事宜如下：
- 本合同自[终止日期]起终止履行；
- 双方应按照本合同约定，妥善处理合同终止后的善后事宜，包括但不限于： a. [具体事项1]； b. [具体事项2]； c. [具体事项3]；
- 本合同终止后，双方不再承担本合同项下的任何权利义务。
请贵方予以确认，并在收到本函之日起[确认期限]内给予书面回复。
特此函告！
[您的公司名称]
[日期]
三、合同终止说明函的注意事项
明确合同终止原因：在编写合同终止说明函时，应明确指出合同终止的原因，避免产生歧义。
确定终止日期：合同终止说明函中应明确合同终止的具体日期，以便双方按照约定履行善后事宜。
详细列出善后事宜：合同终止说明函中应详细列出双方在合同终止后需要处理的善后事宜，确保双方权益得到保障。
尊重对方意见：在编写合同终止说明函时，应充分尊重对方的意见，尽量避免不必要的争议。
格式规范：合同终止说明函应按照正式公文格式编写，确保内容清晰、条理分明。
发送方式：合同终止说明函可通过快递、电子邮件或直接送达等方式发送给对方，确保对方收到。
总之，合同终止说明函是合同履行过程中不可或缺的一份文件。掌握合同终止说明函的范本及注意事项，有助于您在合同履行过程中更好地维护自身权益。