在商业活动中，合同的终止是常见的情况。无论是由于合同双方协商一致，还是由于某些不可抗力因素导致合同无法继续履行，一份规范有效的合同终止通知书都是必不可少的。以下是一些关键步骤和要点，帮助你书写一份专业的合同终止通知书。
1. 确定合同终止的原因
在撰写合同终止通知书之前，首先要明确合同终止的具体原因。这可能是双方协商一致的结果，也可能是由于以下几种情况：
- 违约行为：一方未履行合同约定的义务。
- 不可抗力：如自然灾害、战争等不可预见、不可避免且不能克服的情况。
- 合同到期：合同约定的期限届满，自然终止。
2. 使用正式的标题
在通知书的顶部，应使用正式的标题，如“合同终止通知书”。
3. 开头部分
- 合同基本信息：包括合同名称、合同编号、双方全称及简称。
- 发送日期：通知书的发送日期。
- 正文开头：简述合同终止的原因。
例如：
尊敬的[对方全称]：
依据双方于[日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]），现就合同终止事宜通知如下：
4. 具体终止条款
- 终止依据：详细列出终止合同的法律依据或合同条款。
- 终止日期：明确合同终止的具体日期。
- 双方权利义务：说明合同终止后，双方的权利义务如何处理。
例如：
由于[具体原因]，根据《[合同名称]》第[条款编号]条的规定，双方同意自[终止日期]起终止本合同。
合同终止后，[甲方/乙方]应立即停止履行合同项下的义务，并按照以下方式处理相关事宜：
5. 结尾部分
- 后续事宜：说明合同终止后的后续事宜，如支付尾款、返还物品等。
- 联系方式：提供双方的联系方式，以便后续沟通。
- 结束语：使用正式的结束语，如“特此通知”或“敬请予以关注”。
例如：
请贵方于[日期]前完成相关事宜的处理，如有疑问，请联系我方联系人[联系人姓名]，电话：[联系电话]，邮箱：[电子邮箱]。
特此通知。
[甲方/乙方名称]
[日期]
6. 格式和语言
- 格式：使用正式的公文格式，保持整齐、清晰。
- 语言：使用简洁、准确、专业的语言，避免歧义。
7. 附件
如果合同终止通知书涉及附件，如合同副本、相关文件等，应在通知书中明确列出。
通过以上步骤，你可以撰写一份规范有效的合同终止通知书。这不仅有助于维护双方的合法权益，也有助于避免未来可能出现的纠纷。