在商业活动中，商铺租赁合同违约是常见的问题。当租赁合同出现违约情况时，合法终止续租是维护自身权益的重要步骤。以下将详细解析如何撰写告知函以及发送的要点。
一、违约情况分析
在撰写告知函之前，首先需要明确违约的具体情况。常见的违约情况包括：
- 拖欠租金：租赁方未按约定时间支付租金。
- 使用不当：租赁方未按合同规定使用商铺，造成财产损失或安全隐患。
- 擅自改变用途：租赁方未取得出租方同意，擅自改变商铺的用途。
- 合同约定的其他违约行为。
二、告知函撰写要点
1. 明确标题
标题应简洁明了，例如：“关于商铺租赁合同违约的终止续租告知函”。
2. 表明身份与目的
在开头部分，应明确自己的身份（如甲方、出租方等）以及撰写告知函的目的。
3. 详细列举违约事实
具体列举违约事实，包括违约的时间、地点、行为等，并提供相关证据。
4. 阐述法律依据
引用相关法律法规，说明依据何条款终止续租。
5. 提出终止续租的具体要求
明确说明终止续租的时间、方式以及后续事宜的处理。
6. 结尾礼貌
在结尾处，表达对租赁关系的尊重，并礼貌地请求对方配合。
7. 签名与日期
在告知函下方，注明发送日期并签名。
三、告知函示例
关于商铺租赁合同违约的终止续租告知函
尊敬的乙方：
我方（甲方）作为商铺出租方，与贵方（乙方）于____年____月____日签订了商铺租赁合同，合同编号为____。然而，根据合同约定，贵方存在以下违约行为：
1. 自____年____月起，贵方拖欠租金，累计金额为____元。
2. 贵方于____年____月____日擅自改变商铺用途，违反了合同第三条第一款的规定。
根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，我方有权终止与贵方的商铺租赁合同。现正式通知贵方，我方决定终止与贵方的商铺租赁合同，终止日期为____年____月____日。
请贵方在接到本告知函之日起____日内，将商铺内的物品清空，并将商铺交还给我方。如有物品损坏或丢失，贵方应承担相应的赔偿责任。
特此告知。
此致
敬礼！
甲方（盖章）：
____年____月____日
四、发送要点
1. 选择合适的方式
可以通过挂号信、快递等方式发送，确保告知函能够送达。
2. 保留证据
在发送告知函时，应保留好相关证据，如快递单据、邮件记录等。
3. 关注回复
在发送告知函后，应关注对方的回复，必要时可进行沟通协商。
通过以上步骤，您可以合法、有效地终止商铺租赁合同的续租。在处理此类问题时，务必保持冷静，依法行事，以维护自身合法权益。