在商业活动中，合同终止是常见的情况。无论是由于合同条款的到期，还是因为双方协商一致或者一方违约，正确的合同终止通知都是至关重要的。以下是一些撰写终止合同公函模板的要点，帮助您确保通知的专业性和有效性。
1. 公函开头
主题明确：在公函的开头，明确指出这是关于合同终止的通知。例如：“关于XX合同终止的通知”。
称呼礼貌：使用恰当的称呼，如“尊敬的XX公司”、“敬爱的合作伙伴”等。
2. 合同背景
合同基本信息：简要介绍合同的名称、编号、签订日期等基本信息。
合同履行情况：概述合同履行情况，如已完成的工作、交付的产品或服务等。
3. 终止原因
明确原因：清晰、具体地说明合同终止的原因。无论是合同到期、双方协商一致还是违约，都应明确指出。
法律依据：如果适用，可以引用相关法律法规或合同条款作为依据。
4. 终止条款
终止时间：明确合同终止的具体日期。
后续事宜：说明合同终止后需要处理的后续事宜，如设备回收、款项结算、保密协议等。
5. 联系方式
联系人信息：提供负责后续事宜的联系人姓名、电话、邮箱等联系方式。
附件：如果需要，可以附上相关文件或附件。
6. 公函结尾
礼貌用语：使用礼貌的结束语，如“敬请关注”、“敬请配合”等。
签名盖章：确保公函有相应的签名和公司盖章，以证明其正式性。
案例模板
以下是一个简单的合同终止通知模板，供您参考：
尊敬的XX公司：
我方在此正式通知贵公司，关于双方于[签订日期]签订的《XX合同》（合同编号：[编号]），经双方协商一致，现决定自[终止日期]起终止本合同。
在合同履行过程中，我方已按照合同约定完成了[具体工作或交付产品/服务]。根据合同条款[引用相关条款]，本合同自[终止日期]起终止。
终止合同后，我方将[说明后续事宜，如设备回收、款项结算等]。如有疑问，请联系我方联系人[姓名]，电话：[电话]，邮箱：[邮箱]。
敬请关注，并配合处理相关事宜。
此致 敬礼！
[公司名称] [签名] [盖章] [日期]
通过以上步骤和模板，您将能够撰写出一份专业且合法的合同终止通知公函。记住，在正式发送之前，仔细检查公函内容，确保所有信息准确无误。